Việc sử dụng Mail Merge để trộn thư trong Word khá đơn giản. Ngoài chức năng giúp người dùng trộn thư, Mail Merge hỗ trợ đắc lực cho việc giử Email trong Word. Những thao tác này nếu như thực hiện một cách thủ công sẽ rất mất nhiều thời gian. Chúng ta tiến hành việc trộn và gửi Email bằng Mail Merge còn hạn chế mức độ thấp nhất của những sai sót.
Bài viết này Hệ Điều Hành sẽ hướng dẫn cách sử dụng Mail Merge để trộn và gửi Email hàng loạt nhanh chóng và chính xác nhất.
Chú ý: Trước khi tiến hành các bước trộn và gửi Mail bằng Mail Merge, bạn cần có sẵn file Word chứa nội dung thư cần gửi. File Excel chứa thông tin của những người nhận thư, với file mẫu bạn download về tham khảo dưới đây:
File nội dung mẫu của email
File dữ liệu người nhận
Các bước sử dụng Mail Merge để trộn thư trong Word
+ Bước 1: Bạn mở file Word chứa nội dung mẫu vừa tải về ở link trên. Bạn click vào tab Mailings (1) > sau đó nhấp chọn Start Mail Merger (2) > và click vào Step by Step Mail Merger Wizard... (3) Bạn tick chọn vào Letters và click Next Starting document như hình dưới:
+ Bước 2: Bạn click chọn vào Use the current document > Nhấp vào Next: Select recipients.
+ Bước 3: Bạn nhấp chuột vào Browse và bạn chọn file dữ liệu những khách hàng sẽ nhận Email > Sau đó click Open.
+ Bước 4: Bạn chọn sheet chứa dữ liệu (11) và click vào OK (12) để add dữ liệu.
Tiếp theo, cửa sổ Mail Merge Recipients mở lên, ban click chọn vào OK nhé.
+ Bước 5: Đến đây bạn đặt con trỏ chuột vào chỗ cần chèn thông tin khách hàng (14). Ở hình dưới, là dòng Thí sinh.
Sau đó bạn click vào Insert Merge Field (15) > Chọn tiếp vào HoTen (16)
+Bước 6: Bạn thực hiện tương tự đối với dòng Nơi sinh, Địa chỉ như phần Thí sinh. Sau đó bạn nhấp vào Next: Preview your letters.
Và ta được kết quả như sau:
Vậy là qua các bước rất chi tiết ở trên, chúng ta đã hoàn thành việc trộn thư.
Cách in và gửi thư vừa được trộn trong Word
Bạn đã thực hiện thành công việc trộn thư ở các bước trên. Bây giờ bạn có thể in ra giấy hoặc tiến hành gửi thư đến cùng lúc nhiều khách hàng của mình.
Ở phần Preview your letters trong bước 6. Bạn click vào Finish & Merge.
Bạn muốn in trang thư thì click vào Print Documents…
Hoặc bạn muốn gửi thư đến khách hàng, bạn click chuột vào Send E-mail Mesages… Bạn click vào OK (4)
Giao diện của Mail Merge sẽ giúp bạn liên kết với tài khoản Outlook của mình. Và bạn sẽ bắt đầu gửi Email.
Lời kết
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn của mình về cách sử dụng Mail Merge để trộn và gửi Email trong Word. Đối với các phiên bản Word 2007 2010 2013 2016 thì cơ bản đều giống nhau về cách thực hiện. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích các bạn trong quá trình xử lý công việc. Chúc các bạn thành công!